~ Magdalena Kucharzewska 4change Akademia Biznesu

Rozwój biznesu sprawił, że wiele firm eksperymentowało już wcześniej z pracą wirtualną, ale dla pracowników firm IT była ona już dobrze znana. Jednak dopiero zagrożenie wynikające z pandemii spowodowało zmianę skali i sposobu wykonywania obowiązków. Wiele osób utknęło w domu z listą zadań do realizacji i niewielkim przygotowaniem do ich szybkiego wykonywania. Biorąc pod uwagę fakt, że zdalna i hybrydowa praca jest koniecznością w niedalekiej przyszłości jak zacząć ją organizować, aby nie zgubić celu czy efektywności pracy?

GODZINY PRACY

Czy godziny pracy powinny być identyczne jak w biurze? To zależy od stanowiska oraz ewentualnego kontaktu z klientem. Jeżeli w zadaniach pracownika jest dużo zadań wynikających z interakcji z klientami, to wyznaczanie godzin pracy w niekomfortowym dla klientów czasie nie ma sensu. Jednak z drugiej strony wszystkie stanowiska niewymagające aktywności w określonych porach powinny, o ile to możliwe zaplanować sobie godziny pracy dogodnie do domowych obowiązków, tak, aby gotowanie obiadu dla dzieci, nie odbywało się w trakcie dnia pracy.
Pracując w taki sposób koniecznie trzeba zadbać o transparentność, czyli jasne ustalenie dokładnego czasu swojej dostępności i branie pod uwagę istotnych spotkań zespołu, w których obecność jest obowiązkowa.
W przypadku, gdy praca 8.00 – 11.00, 13.00 – 18.00 lub 6.00 – 14.00 nie przeszkadza nikomu, to warto się po prostu zgodzić, aby poprawić komfort i obniżyć stres wynikający z pracy matkom wychowującym małe dzieci. W takich przypadkach konieczne jest stworzenie grafiku pracy, który dokładnie określa godziny pracy lub dostępności poszczególnych pracowników oraz zadbać, aby każdy w firmie potrafił szybko je odczytać i znaleźć.

TABLICE INTERAKTYWNE

do mapy myśli, działań kreatywnych, omawiania czy ustalania procesów czy różnego rodzaju analiz prezentowanych w ciekawej formie graficznej.
Aktualnie na rynku jest wiele programów służących do zdalnego tworzenia przez zespół graficznych odpowiedników obrazów z tablicy typu flipchart lub białej tablicy. W wielu firmach tego rodzaje tablice są „ośrodkiem życia” zespołu i nikt nie wyobraża sobie pracy bez nich. W części obowiązuje zasada, że co nie zostało tam zapisane do nie istnieje. W przypadku pracy zdalnej brak tego rodzaju narzędzia mocno doskwiera prowadzącym spotkania. Rozwiązaniem jest skorzystanie ze zdalnych narzędzi i przeniesienie się do obrazowania swojej pracy online. Dzięki temu każdy z członków zespołu ma stały i bezpośredni kontakt z wnioskami, listami zdań czy ustaleniami na spotkaniach i może do nich wrócić w każdym momencie, bez względu na różne godziny pracy. W większości narzędzi oferowanych na rynku jest możliwość skorzystania z kilkunastu templatek, czyli przygotowanych wzorcowych obrazów, dzięki czemu praca odbywa się już w zaplanowanej strukturze, co zwiększa jej efektywności. Część templatek ma przykładowe realizacje, pytania pomocne do prowadzenia grupy, co w znacznym stopniu przykłada się na skrócenie czasu przygotowania się do takiego spotkania i oszczędza czas prowadzącego.

JAK ZADBAĆ O DOBRY NASTRÓJ W ZESPOLE

Jeżeli Twój zespół spotykał się w biurze w kuchni, aby chwilę pogadać i napić się kawy, to pozwól im utrzymać te zwyczaje. Zorganizuj firmową kawę w najmniej angażującym czasie i pozwól ludziom zwyczajnie pogadać np. na czacie, bez zbytniej organizacji tych rozmów czy narzucania tematu. Poproś, aby każdy rozmawiając zrobił sobie ulubiony napój i po prostu pozwól, aby rozmowa potoczyła się sama.
Jeżeli masz czas, ochotę i chęci to zorganizuj aktywności, które pozwolą Twoim pracownikom poczuć się częścią zespołu, unikając uczucia osamotnienia, które często wynikają z dłuższych okresów spędzanych samotnie w domu. Wyznacz w firmie osobę, która lubi i umie się bawić i poproś o zorganizowanie np. Konkursu kulinarnego, gdzie po kilku pytaniach dot. potraw czy kuchni, można wygrać posiłek dowieziony do domu. Firmowe puzzle, które wspólnie może ułożyć zespół ze swoim przełożonym lub dowolne inne osoby z organizacji. Można także wykorzystać ciekawe templatki dostępne na interaktywnych tablicach typu Mural

czy Miro

aby dowiedzieć się więcej o sobie, jednocześnie dobrze się bawiąc. O ile to możliwe, umów się na wirtualną kawę online i zamów ją bezpośrednio z dostaw do domu Twoich pracowników, sprawdź ich reakcje i nastrój – zobaczy, czy pomysł spotkał się ich strony z uśmiechem czy wdzięcznością.

Jeżeli chcesz podziękować swojemu zespołowi za wspólna pracę i projekt to użyj www.kudobox.co – ciekawej i darmowej aplikacji do wysłania kartki ze spersonalizowanym podziękowaniem.

~ Magdalena Kucharzewska 4change Akademia Biznesu


Czytaj także:
PRACA ZDLANA CZ.1
BUDOWANIE KONKURENCYJNEJ OFERTY