~ Magdalena Kucharzewska 4change Akademia Biznesu

Chcąc nie chcąc coraz więcej firm decyduje się na pracę zdalną wynikającą z aktualnej rzeczywistości i zagrożenia epidemiologicznego. Wolą pracować z wirtualnym team’em niż zamknąć się na dłużej. Jako Szef, Manager firmy stoisz przed nie lada wyzwaniem – jak organizować pracę zespołu, aby cele biznesowe były realizowane przy jednoczesnym zadbaniu o komfort i możliwości Twoich pracowników. Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą wykonywać zawodowe zdania prosto z Twojego salonu.
Punktem wyjścia do skutecznej realizacji planu jest…posiadanie planu. Dzięki dobrze przygotowanym zadaniom w podziale na członków Twojego zespołu możesz zadbać o efektywność i dobre samopoczucie każdej osoby w zespole.

ZARZĄDZANIE ZADANIAMI

Jest wiele ciekawych narzędzi do wykorzystania, aby dobrze zarządzać pracą i zadaniami w firmie. Dokonując wyboru warto wziąć pod uwagę aktualną infrastrukturę, oczekiwania użytkowników czy proponowane integracje, tak aby wybrany system uzupełniał posiadane rozwiązania, a nie wymagał przebudowy dotychczas używanych narzędzi.

Jedne z najbardziej popularnych na rynku narzędzi do zarządzania zadaniami oraz wymiany informacji na temat rozpoczętych projektów, klientów, to:
asana.com
google Jamboard
JIRA
Trello
Taskeo
ScrumDo

Jest oczywiście wiele innych ciekawych aplikacji, które pomogą w realizacji zdań podczas pracy zdalnej, jednak wskazujemy te, które osiągają najwyższe oceny użytkowników.
Posiadając już narzędzie i system kluczowe staje się pytanie jak organizować pracę, aby skutecznie korzystać z tych narzędzi i utrzymywać zaangażowanie pracowników? Narzędzia oczywiście są ważne, ale jak działać, aby zadania były na bieżąco realizowane? Aby praca szła do przodu szybkim tempem? Aby kończyć rozpoczęte zadania bez uszczerbku na jakości ich wykonania?

NAJWAŻNIEJSZYM ELEMENTEM SĄ RAMY I ZASADY PRACY,

w których określisz zakresy działania i decyzyjności poszczególnych pracowników. Warto dokładnie doprecyzować czego będziesz oczekiwał od każdego z nich i nie mając możliwości udzielania feedbacku podczas realizacji bieżących zdań, proś o regularne spotkania, w których możecie omawiać czas i sposób wykonywania pracy zdalnie.

Krótkie, nawet codzienne spotkania, pozwolą Ci utrzymać codzienną rutynę i zapewnią kontrolę nad wykonywaną pracą każdego członka Twojego zespołu. Wzorując się na Scrum oraz spotkaniach typu Daily – określ krótko jak ma wyglądać podsumowanie poprzedniego dnia i omówienie aktywności w dniu dzisiejszym. Odwołaj się do obiektywnych wskaźników i wracaj do nich regularnie w spotkaniach Daily, aby każdy wiedział, jak idą prace w danym obszarze lub w jakim momencie realizacji planu jesteście.  Stwórz także bezpieczną przestrzeń, gdzie Twój zespół będzie mógł sygnalizować Ci trudności i uzyskiwać merytoryczne wsparcie. Codzienne rozmowy z Twoim zespołem mogą właśnie stać się taką okazją. Warto ustalić jeden, wspólny dla wszystkich sposób zgłaszania pytań oraz wątpliwości. Istotne pytania omawiaj szerzej, aby rozszerzać wiedzę w nowej rzeczywistości i unikać powielania tych samych błędów przez różne osoby.

Dostępne na rynku komunikatory są często połączone z systemem do tele- i wideokonferencji, ale w mniejszych firmach można z powadzeniem skorzystać z aplikacji Whatsapp czy Facebook komunikator.

Z KAMERĄ LUB BEZ?

Organizując spotkania warto skorzystać z jednej z aplikacji typu:

Skype


Zoom


Hangouts Meet

Cisco Webex


Clickmeeting


dzięki którym można skutecznie prowadzić spotkania zespołu, szkolenia oraz spotkania 1 na 1. To właśnie kamera daje szansę zobaczenia nastrojów Twoich pracowników, jednak w codziennej komunikacji, to może być za dużo. Ciągła obserwacja na kamerze to rozwiązanie, która które może być męczące, utrudnia poruszanie się czy chodzenie podczas rozmowy – a te techniki pobudzające ciało, wpływają bardzo pozytywnie na koncentrację czy kreatywność w pracy. Na codzienne spotkania czy mniej wymagające dyskusje zezwól na brak kamery, ustal to w formie zasady, przez co Twoi pracownicy zyskają pewien poziom bezpieczeństwa. Bez nadmiernej kontroli z Twojej strony. Zadbaj o kamerę, gdy naprawdę będzie to niezbędne, czyli w sytuacjach, gdy poruszane są kwestie trudne czy stresujące. Wtedy posłuż się rozmową z użyciem w formie video i sprawdzaj nastrój rozmówcy.

Ciekawym rozwiązaniem może być też zaproszenie Twoich pracowników do ustalenia form preferowanego kontaktu, w przypadku, gdy zakres zadań na to pozwala. Dzięki wzięciu pod uwagę ich indywidualnych preferencji ich poczucie komfortu i indywidualnego podejścia wzrasta – co w oczywisty sposób przekłada się na zadowolenie w pracy.

Krótkie ćwiczenie do realizacji – na dowolnym medium: tablica interaktywna, prezentacja PowerPonit w połączeniu z Zoom czy Teams.

Nazwa: wpisz swoje imię i nazwisko
Preferowany: jaki jest Twój preferowany tryb komunikacji? Email? Telefon? Tekst?
911: Jeśli potrzebna jest natychmiastowa odpowiedź, jaki jest najlepszy sposób, aby się z Tobą skontaktować?
Informacja zwrotna: W jaki sposób chcesz otrzymać informację zwrotną?
Konflikt: Jak wolisz radzić sobie z konfliktem?
Rozpoznanie: Jak lubisz być komplementowany lub co uważasz za komplement?

Tabela do ćwiczenia

Jeśli jesteś zainteresowany szkoleniem dotyczącym organizacji pracy zdalnej w firmie, wypełnij krótką ankietę.

~ Magdalena Kucharzewska 4change Akademia Biznesu


Czytaj także:
KILKA PRZEMYŚLEŃ O TYM JAK ZNALEŹĆ DOBREGO HANDLOWCA
PRZEKONANIA W BIZNESIE